Chống lãng phí thời gian nơi cơ quan, công sở
Khi bàn về sự lãng phí và những thiệt hại của nó, người ta hay đề cập về những hình thức lãng phí có tính chất “cụ thể” như: lãng phí nhỏ là tiệc tùng, mua sắm chi tiêu quá trớn; lãng phí lớn là sai lầm trong đầu tư quy hoạch các dự án, nạn ăn chặn ăn bớt trong xây dựng cơ bản...
Cũng như định lượng mức thiệt hại do lãng phí gây ra bằng giá trị cụ thể như bao nhiêu tiền, USD... Nhưng thực tế, lãng phí không chỉ ở loại “cụ thể” dễ dàng nhận diện, bởi vẫn tồn tại những loại lãng phí hoàn toàn thuộc phạm trù “trừu tượng”: sự lãng phí thời gian!
Lãng phí thời gian thể hiện đa dạng nhưng thường thấy nhất là việc dùng một phần thời gian lao động cho những cuộc hội họp không cần thiết hoặc kéo dài quá mức. Chúng tôi vốn là những người thuộc giới cán bộ- công nhân viên chức đã từng trải qua vô số các cuộc hội họp tại cơ quan mình làm việc.
Dĩ nhiên, những cuộc họp ấy có khi bổ ích, vì nó giúp phát huy được trí tuệ tập thể, tạo ra sự đồng thuận cao trong việc giải quyết một vấn đề nào đó. Song cũng có nhiều cuộc họp “vô bổ”, bàn bạc về những việc không đáng phải… bàn (?), mà đôi khi chỉ cần người có trách nhiệm ra quyết định triển khai thực hiện là xong.
Hoặc họp hành mà việc chuẩn bị trước không thực hiện chu đáo: tài liệu liên quan được “cập nhật” quá vội vàng hay chỉ được phân phát “tốc hành” cho “đại biểu” ngay trước khi cuộc họp bắt đầu. Do vậy khi cuộc họp diễn ra, ở trên “chủ tọa” cứ đọc và tự… nghe, còn phía dưới các “đại biểu” cũng cứ vừa đọc... báo, rì rầm tán gẫu hay loay hoay nhắn tin điện thoại di động!
Cũng do không có sự chuẩn bị trước nên những câu hỏi, phản biện cũng như câu trả lời thường trùng lắp nhau, không đi vào trọng tâm vấn đề và dẫn tới thời gian cuộc họp kéo dài, dẫn đến sự lãng phí thời gian.
Nó hoàn toàn có thể quy ra “giá trị” vật chất cụ thể song trong thực tế không mấy ai có “thói quen” làm công việc “quy đổi” đó và do vậy sự lãng phí này vẫn “âm thầm” diễn ra! Vậy làm thế nào để nâng cao hiệu quả các cuộc họp, tránh gây lãng phí thời gian? Theo ý kiến chúng tôi, cần thực hiện một số việc sau:
+ Khi tham gia bất kỳ cuộc họp nào, cần luôn nhận thức rằng: Việc lắng nghe, chất vấn, phản biện tại cuộc họp là quyền, nghĩa vụ và là trách nhiệm của người dự họp. Chúng ta cần biết phát huy, thực hiện các quyền đó một cách đúng đắn và hết sức nghiêm túc.
+ Cần xây dựng một quy chế phân công, phân nhiệm minh bạch cụ thể, đề cao trách nhiệm cá nhân, tinh thần dám làm dám chịu trách nhiệm. Trong đó, những người có trách nhiệm tổ chức các cuộc họp hành cần nghiên cứu kỹ các yếu tố như: nội dung cuộc họp, thành phần người dự họp, thời gian, địa điểm, các tài liệu liên quan... nhằm bố trí cuộc họp một cách khoa học, nghiêm túc, đạt hiệu quả mong muốn. Kiên quyết dời hay hủy bỏ cuộc họp nếu nó chưa đảm bảo được các yếu tố trên.
+ Nên sắp xếp lồng ghép nhiều nội dung vào trong một cuộc họp (nếu có thể) để tránh tình trạng phải nghe đi nghe lại nhiều lần cùng một nội dung ở những cuộc họp khác nhau. Trong cuộc họp, người chủ trì cần biết tiên lượng trước các tình huống có thể phát sinh để chuẩn bị các giải pháp xử lý tình huống, đồng thời phải có bản lĩnh và kiên quyết điều chỉnh các ý kiến không liên quan hoặc đi quá xa vấn đề, hướng cuộc họp vào trọng tâm các vấn đề chính cần phải giải quyết.
Như đã nói, hiện nay việc “thực hành tiết kiệm, chống lãng phí” đã được Nhà nước, Chính phủ quy định và điều chỉnh bằng luật. Do đó, nó cũng trở thành nghĩa vụ, trách nhiệm của mọi người chứ không là “chuyện không của riêng ai”.
Các ngành, các cấp cũng đã và đang vận động “thực hành tiết kiệm, chống lãng phí” bằng các chương trình cụ thể.
Để hưởng ứng và thực hiện cuộc vận động này một cách thiết thực, hiệu quả, chúng ta nên bắt đầu bằng thực hiện một việc “nhỏ” là giảm bớt, dần đến loại bỏ những cuộc họp kém hiệu quả. Nên tiết kiệm chi phí và quỹ thời gian đó cho các công việc khác nhằm tạo ra nhiều giá trị hơn cho cơ quan, công sở mình đang công tác và cho cả xã hội!
NGUYỄN SINH